מטרות ויעדים
פיתוח ארגוני - בית מידברן
השקעה בקהילה ופיתוח אמנות ומרחבי השראה נוספים
הרחבת שכבת מקבלי השכר / הנהלה
יתרה של 800K ש"ח לפחות מהאירוע
סיכונים תקציביים
משבר שטח, סגרנו על שטח בערד שטח פרטי חקלאי ששם מגדלים חיטה. היה רמת ציפורים שלא צלח והיה בדימונה שענייני מכרז בשטח הפילו גם את זה .
שטח גלילי - זאת פעם ראשונה שאנחנו עובדים מול ועדת התכנון המחוזית שמעולם לא עשו אירוע תחתם בסדר גודל כזה. לא יודעים אילו אישורים נצטרך ולכן יש לנו רכיב בלתי צפוי בהקשר של שטח.
קורונה- לא יודעים מה נצטרך מבחינת בדיקות, רישוי, מסיכות, מחוסנים- לא מחוסנים . סיכון משמעותי
איך נבנה התקציב
תחזית הוצאות לאירוע, בחנו את הרכיבים של ההוצאות מתוך אירועים הקודמים וגזרנו תחזית הוצאות נוכחיות, כולל התייעצות עם גורמים מעורבים משנים קודמות. לזה נוסף רכיב הוצאות קבועות של הארגון.
מחיר כרטיס – היה מאוד גבוה בהתחשב בכל ההוצאות והצרכים של העמותה. הכנסנו כרטיסי רכב וקראוון, תוספת המתחלקת בין יותר א.נשים, . וזה צובע את הכסף לתקציב אשר נותן לנו יכולת לעשות הכשרת שטח, דרך, הרטבות, זה שביל די ארוך, גם גידור של החניות. זה מצריך עבודה לא קטנה של השטח.
ייתרת הפתיחה שלנו לפני מכירת הכרטיסים היא 140 אלף שקל. הסכום הזה כולל כסף שקיבלנו מרשות המיסים, מענק קורונה אשר התבקשנו להחזיר 130 אלף שקל, חוב שצריך להסדיר את שטח הכוכב משנים קודמות ושכר של קאבירה מ 2020 שטרם שולם. כך שבעצם אנחנו במינוס.
הכנסות צפויות מכרטיסים 6,144,320
הוצאות:
כבר יש לנו מושג של הרוב, שחלק כבר הזמנו וחלק לא ידוע באופן סופי
5,202,243 הוצאות אירוע
297,618 ניהול עמותה עובדים בשכר, יעוץ משפטי, נהנ"ח , מחסן, זה עד לסוף 2021
עודפים בסביבות 698,259 שזה לפתיחת 2022, וזה כולל דיקו מידברן ותרומות של קרן הידידים שאנחנו מקווים שיהיו .
אשראי:
ויזה הודיעו לנו שבגלל סיכוני הקורונה, הם לא ישחררו לנו כספים כדי לשמור על הרוכשים והכסף שלכם. מה שישוחרר זה רק 300,000 ואולי עוד 150,000 (עד כה קיבלנו רק 250000 שח) . הסכומים האלה לא מספיקים לנו להקים את האירוע, ולא שילמנו עדיין שקל לכל מי שכבר עובדים הרבה זמן.
משום כך שמנו רכיב של תרומה שיאפשר לנו בסביבות 1,000,000 מסך כל הכרטיסים המתוכננים בכל המכירות, שנוכל לשלם לעובדים וספקים.
וברגע שנעלה לשטח ב 5.9 לא יהיה החזר כספי, והמטרה היא לא לבטל את האירוע, נמצא תאריך חלופי אבל הכוונה היא לעשות אירוע ב 2021 בכל מקרה.
אסור לנו להיכנס לגירעון זה חבות אישית של מנכ"ל והוועד ואנחנו עושים הערכת סיכונים כל יום, לא נעלה לשטח אם יהיו סיכונים מוחשיים, הסיכון הוא סגר והגבלת כמויות של אנשים באירוע .
שאלות:
שאלה : מה לגבי בני נוער ותשלום מלא 14-18
תשובה של קאבירה ואנה: נדבר שוב בוועד על עניין בני נוער. שמשלמים מחיר מלא כיום.
שאלה: שאלה אם יש אפשרות להקים אירוע גיוס?
קאבירה חושבת שצריך לעשות אירוע גדול אחרי המידברן. כי אנשים עוד בהתלהבות והרגשה של חלק ממשהו. וזה יהיה גיוס משמעותי.
שאלה: אפשר לקבל מידע על החוזים עם הספקים?
קאבירה : לא אתי לפרסם חוזים. יש לנו מכרזים ואנחנו בוחרים, את כל הסכומים פירטנו בתקציב.כמו כן אנחנו פועלים לפי נוהל רכש אשר דורש מאיתנו לקבל מס' הצעות מחיר .
שאלה: מקדמה היא חלק מהסכום ? למה זה לא חוזר אח''כ במקרה של ביטול אחרי ירידה לשטח?
קאבירה: כי מרגע שמתחילים לעבוד חלק מההוצאות יצאו כבר, למשל פריסת החשמל מתבצעת לפני פתיחת שערים. מצד שני, אם יש ביטול אז לא נשלם על שיטור
שאלה: אפשר לכמת את זה? בסכומים?
אולי כן לתת החזר גם אם מבטלים ברגע האחרון?
אנה: לא נרד לשטח אם יהיה סיכון לביטול . יש לנו אחריות לכסף של המשתתפים. לא ניקח החלטות ברגע האחרון. ממש בקרוב ניקח החלטה ולא נסכן את הכסף של המשתתפים. יש לנו עוגנים ונעשה הערכת סיכונים ובהתאם נקבל החלטות
שאלה: מה החובות הישנים?
קאבירה: יש 130 חובות למס הכנסה כמו שהסברנו קודם ויש עוד חובות לשטח הישן ועוד הוצאות. שנמשיך אם לא יהיה אירוע. אבל נעשה אירוע ב 2021 ואם תהיה בעיה נדחה את תשלום החובות
אנה: יש לנו חובות לאנשים שכבר עברו להתנדבות ויש כאלה שלא מקבלות משכורות גם למי שסיים חל"ת, אי אפשר לעבוד עם תקציב 0. להתחיל שנה ב 700 אלף שקל זה מעט
שאלה : אנשים צריכים לקנות כרטיס, הם בעצם הולכים לשלם את חובות העמותה ולא לאירוע. אם לא יהיה אירוע אני רק משלם חובות ולא עבור אירוע שלא הייתי בו?
נתי : יש פה חוסר הבנה , זאת חשיבה דיפולטית. יש עמותה וההתנהלות שלא קשורה רק לאירוע, ואת זה המשתתפים צריכים להבין
אנה: אנה: יש לנו בור לא גדול. הוא קיים בחלקו מחובות עבר אבל רובו מפעילות על האירוע הנוכחי, יועץ משפטי. דפנה וקאבירה למשל. אנחנו לא מפרטים מה התכולה של הכרטיס, כי זה פחות רלוונטי וחובות העבר הם חלק מהפעילות הכללית של העמותה, האירוע לא מנותק מהקהילה. תכלס זה גם זניח. זה אולי 40 שח מתכולת הכרטיס
אנה : יש בועד כמה אנשי כספים ואנחנו שמים דגש על התנהלות אחראית עם הכסף
שאלה : מה נעשה מול ויזה ?
קאבירה: חיברנו ספק נוסף מול צילז, בגלל התרומה . כי מויזה לא הסכימו שזה יעבור דרכם, כדי שאנשים לא יכחישו עסקה וירצו בחזרה את הכסף וכך התרומה תישאר אצלנו
בכל מקרה בשבועיים הקרובים ניקח החלטות ולא נגיע למצב של ירידה לשטח ואז ביטול.
סיימנו !